Hướng Dẫn Chuyển Dữ Liệu Drive Giữa Các User Trong Google Workspace

Trong môi trường làm việc nhóm trên Google Workspace, việc chuyển giao dữ liệu Drive giữa các tài khoản người dùng là một nhu cầu thiết yếu khi có sự thay đổi về nhân sự, phân công lại dự án hoặc đơn giản là tổ chức lại thông tin. Để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, hãy theo dõi bài viết dưới đây của CloudFly. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách chuyển dữ liệu Drive giữa các user trong Google Workspace. Từ đó giúp bạn đảm bảo tính liên tục của công việc và tránh mất mát dữ liệu quan trọng. 

1. Tại sao cần chuyển dữ liệu drive giữa các user trong Google Workspace?

Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, sẽ có những tình huống phát sinh khiến bạn cần chuyển dữ liệu từ tài khoản người dùng này sang tài khoản khác. Dưới đây là một số lý do phổ biến:

• Nhân viên nghỉ việc: Khi một nhân viên rời khỏi công ty, việc chuyển toàn bộ email, tài liệu Drive hoặc dữ liệu quan trọng sang tài khoản người kế nhiệm là rất cần thiết để không bị gián đoạn công việc.
• Chuyển bộ phận: Nếu một nhân viên được điều chuyển sang phòng ban khác, bạn có thể cần chuyển dữ liệu sang tài khoản mới để phân quyền và quản lý dễ dàng hơn
• Quản lý tập trung dữ liệu: Một số doanh nghiệp có chính sách gom dữ liệu về một tài khoản trung tâm (như tài khoản quản trị hoặc team leader) để dễ theo dõi, lưu trữ và kiểm soát thông tin chung.

2. Lưu ý trước khi chuyển dữ liệu drive giữa các user trong Google Workspace

Trước khi thực hiện chuyển dữ liệu drive giữa các user trong Google Workspace, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

• Xác minh quyền quản trị: Chỉ tài khoản có quyền quản trị mới có thể thực hiện việc chuyển dữ liệu cho người dùng khác.
• Kiểm tra dung lượng tài khoản đích: Đảm bảo tài khoản nhận dữ liệu có đủ dung lượng trống để tránh gián đoạn quá trình chuyển.
• Chỉ định dữ liệu cần chuyển: Bạn có thể lựa chọn chuyển email, tệp Drive, lịch, hoặc toàn bộ dữ liệu tùy theo nhu cầu.
• Sao lưu dữ liệu trước khi chuyển: Nên tạo bản sao lưu để phòng trường hợp xảy ra lỗi trong quá trình chuyển đổi.
• Thời gian chuyển có thể mất vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào lượng dữ liệu.

3. Hướng dẫn chuyển dữ liệu drive giữa các user trong Google Workspace

Để chuyển dữ liệu Drive từ người dùng này sang người dùng khác trong nội bộ doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện theo các bước sau trong Google Workspace:

Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Admin Console. Rồi vào mục Apps.

Bước 2: Bạn chọn Google Workspace (trước đây gọi là G Suite), rồi chọn Drive and Docs để vào phần quản lý tài liệu.

Bước 3: Tiếp theo, bạn kéo xuống tìm mục Transfer ownership và nhấp vào đó. 

Bước 4: Tại đây, bạn nhập các thông tin:

• Địa chỉ email của người dùng hiện tại (người đang sở hữu tệp)
• Địa chỉ email của người dùng mới (người bạn muốn chuyển quyền sở hữu).

Bước 5: Sau đó, bạn nhấn Transfer files rồi chọn OK để hoàn tất quá trình.

Lưu ý :

• Tất cả các tệp được tạo bởi người dùng cũ sẽ được chuyển sang quyền sở hữu của người mới.
• Người dùng cũ vẫn có thể truy cập vào các tệp này với quyền chỉnh sửa, trừ khi bạn thay đổi quyền sau đó.
• Tính năng này cực kỳ hữu ích khi bạn chuẩn bị xóa một tài khoản người dùng, giúp đảm bảo không mất dữ liệu quan trọng.

>>> Xem thêm:

• Hướng Dẫn Đăng Ký Và Sử Dụng Google Workspace Miễn Phí
• Các Cách Tạo Email Công Ty Miễn Phí Nhanh Chóng
• Email Google WorkSpace - 50K/User/Tháng - Tiết Kiệm 80% Chi Phí

Hy vọng bài viết trên trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hướng dẫn chuyển dữ liệu drive giữa các user trong Google Workspace. Nếu còn thắc mắc hay muốn đăng ký Email Google Workspace tại CloudFly, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn cao luôn sẵn sàng 24/7 để giải quyết mọi vấn đề của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 0904.558.448
• Website: https://cloudfly.vn/ 
• Fanpage: https://www.facebook.com/cloudfly.vn
• Group săn sale: https://t.me/cloudflyvn