Hướng Dẫn Chuyển Dữ Liệu Trong Google Workspace Bằng Data Migration

Khi thực hiện việc chuyển đổi sang Google Workspace hoặc di chuyển dữ liệu giữa các tài khoản, Data Migration là một công cụ mạnh mẽ và hiệu quả giúp bạn thực hiện quy trình này một cách suôn sẻ và an toàn. Bài viết dưới đây của CloudFly sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển dữ liệu trong Google Workspace bằng Data Migration. Từ đó giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình chuyển đổi.

1. Data Migration là gì?

1.1. Khái niệm

Data Migration trong Google Workspace là một công cụ được tích hợp sẵn trong giao diện quản trị (Admin Console). Nó cho phép quản trị viên dễ dàng chuyển dữ liệu từ tài khoản người dùng này sang tài khoản khác trong cùng tổ chức hoặc từ một hệ thống email bên ngoài sang Google Workspace. Đây là một giải pháp tiện lợi, đặc biệt hữu ích khi có sự thay đổi về nhân sự, tổ chức lại team, gộp domain, hoặc nâng cấp hệ thống.

1.2. Các loại dữ liệu có thể chuyển được bằng Data Migration

Khi sử dụng Data Migration, bạn có thể chuyển các loại dữ liệu quan trọng sau:

• Gmail: Cho phép chuyển toàn bộ email từ tài khoản cũ sang tài khoản mới mà không làm mất thông tin hay làm gián đoạn quá trình làm việc.
• Contacts: Bạn có thể di chuyển danh sách liên hệ của người dùng từ tài khoản cũ sang tài khoản mới một cách nhanh chóng.
• Calendar: Tất cả sự kiện, lời mời họp và lịch trình trong Google Calendar cũng có thể được chuyển sang tài khoản mới để tiếp tục sử dụng mà không cần tạo lại từ đầu.

1.3. Các loại dữ liệu không thể chuyển được bằng Data Migration

Mặc dù tiện lợi, nhưng công cụ Data Migration không hỗ trợ chuyển các loại dữ liệu sau:

• Google Drive: Bao gồm các tệp tài liệu như Google Docs, Sheets, Slides, PDF, và thư mục lưu trữ – bạn cần chuyển bằng cách thay đổi quyền sở hữu hoặc sử dụng công cụ thứ ba.
• Google Sites, Keep, Tasks và một số dữ liệu ứng dụng phụ khác cũng không được hỗ trợ bởi Data Migration.
• Cài đặt tài khoản cá nhân như chữ ký email, bộ lọc Gmail, hoặc tiện ích mở rộng cũng không được chuyển.

Do đó, nếu bạn cần di chuyển toàn bộ dữ liệu (bao gồm cả Drive), hãy kết hợp Data Migration với các công cụ khác, hoặc giải pháp bên thứ ba.

2. Hướng dẫn chuyển dữ liệu trong Google Workspace bằng Data Migration

Nếu bạn cần chuyển dữ liệu trong Google Workspace bằng Data Migration, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

2.1. Bước 1: Truy cập Admin Console

Đầu tiên, bạn truy cập vào trang quản trị tại admin.google.com, đăng nhập bằng tài khoản quản trị, sau đó chọn Data migration trong menu.

2.2. Bước 2: Chọn loại dữ liệu cần chuyển

Data Migration hiện hỗ trợ chuyển ba loại dữ liệu chính trong Google Workspace là: Email (Gmail), Danh bạ (Contacts) và Lịch (Calendar). Mỗi phiên làm việc bạn chỉ có thể chọn một loại dữ liệu để chuyển. Sau đó, bạn nhấn Continue.

2.3. Bước 3: Cấu hình nguồn dữ liệu (Migration source)

Tại bước này, bạn cần khai báo một số thông tin để Google biết bạn đang lấy dữ liệu từ đâu:

• Migration source: Chọn hệ thống email đang sử dụng (có thể là Gmail, G Suite khác, Exchange, hoặc máy chủ IMAP). Nếu không chắc, bạn có thể chọn “I don’t know / Other IMAP server.”
• Connection protocol: Giao thức kết nối. Bạn có thể chọn IMAP, Exchange Web Services hoặc để Google tự động nhận diện (Auto-select). Để chắc chắn và nhanh chóng, nên chọn IMAP.
• IMAP Server Name: Nhập địa chỉ máy chủ IMAP của bạn, ví dụ: imap.domain.com (thay domain.com bằng tên miền thực tế).
• Role account: Nhập thông tin tài khoản quản trị hoặc tài khoản có quyền truy cập dữ liệu từ hệ thống cũ.

Sau khi nhập đầy đủ, bạn chọn Connect để kết nối.

2.4. Bước 4: Chọn khoảng thời gian và thư mục cần chuyển

Bạn sẽ được hỏi muốn chuyển dữ liệu trong khoảng thời gian nào: 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng hay toàn bộ dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thể chọn chuyển cả các email trong mục Spam và Đã xóa, cũng như thiết lập thời gian cụ thể nếu cần.

Sau đó, bạn nhấn Select Users để tiếp tục.

2.5. Bước 5: Chọn người dùng cần chuyển dữ liệu

Để chuyển dữ liệu cho một user, bạn chọn Select user.

Tại đây, bạn điền thông tin:

• Thông tin đăng nhập của user cũ (nơi đang lưu dữ liệu)
• Email của user mới trong Google Workspace (nơi sẽ nhận dữ liệu)

Sau đó, bạn nhấn START để bắt đầu quá trình chuyển dữ liệu.

>>> Xem thêm:

• Cách Tạo Email Có Tên Miền Riêng Với Google Workspace
• Cách Mua Tài Khoản Google Workspace Giá Rẻ, Uy Tín
• Hướng Dẫn Tạo Mật Khẩu Ứng Dụng Cho Email Google Workspace

Hy vọng bài viết trên trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hướng dẫn chuyển dữ liệu trong Google Workspace bằng Data Migration. Nếu còn thắc mắc hay muốn đăng ký Email Google Workspace tại CloudFly, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn cao luôn sẵn sàng 24/7 để giải quyết mọi vấn đề của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 0904.558.448
• Website: https://cloudfly.vn/ 
• Fanpage: https://www.facebook.com/cloudfly.vn
• Group săn sale: https://t.me/cloudflyvn