Lợi Ích Của Mail Server Đối Với Doanh Nghiệp

7 Thg 05 2024

Mail Server không chỉ là một công cụ thông thường thực hiện việc gửi và nhận email, mà còn là một phần quan trọng trong cơ sở hạ tầng kỹ thuật của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn khám phá những lợi ích của Mail Server đối với doanh nghiệp, hãy theo dõi bài viết dưới đây của CloudFly. Chúng tôi sẽ giúp bạn khám phá chi tiết về hệ thống mail này để bạn sử dụng hiệu quả.

lợi ích của mail server đối với doanh nghiệp

1. Mail Server là gì?

Mail Server, hay còn được gọi là máy chủ thư điện tử, là hệ thống máy chủ được dùng để gửi và nhận email. Nó cung cấp giải pháp email cho doanh nghiệp để quản lý và truyền thông nội bộ. Cũng như thực hiện các giao dịch kinh doanh với tính ổn định, liên tục và tốc độ nhanh chóng. Mail Server không chỉ đảm bảo tính an toàn của dữ liệu, mà còn có khả năng sao lưu dữ liệu cao.

2. Lợi ích của Mail Server đối với doanh nghiệp

Dưới đây là một số lợi ích của Mail Server mang lại cho doanh nghiệp:

Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và thuận tiện cho việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty.
Người quản trị mạng có khả năng quản lý hệ thống mail server của công ty từ xa qua internet. Việc quản lý nội dung email của nhân viên và thiết lập dung lượng lưu trữ cho từng người dùng sẽ trở nên dễ dàng và tiện lợi.
Cho phép người dùng gửi và nhận email trực tiếp qua internet với địa chỉ email có tên miền riêng của công ty, thông qua mail client hoặc webmail.
Hạn chế các email spam và virus khi chuyển tiếp đến người nhận khác.
Đảm bảo tính bảo mật cao thông qua cấu hình và cài đặt của người quản trị viên, giúp thông tin nội bộ được bảo mật chặt chẽ.
Tính chuyên nghiệp của công ty được thể hiện qua việc sử dụng email với tên miền riêng.
Có nhiều tiện ích như: kiểm tra mail mọi nơi, tùy chỉnh thông số và chức năng cho từng người dùng, ngăn chặn spam và virus hiệu quả. Cũng như không gian lưu trữ riêng biệt và tính bảo mật cao với giao thức SSL.
Sử dụng IP riêng giúp tránh được việc bị đưa vào black list một cách vô cớ.
Hỗ trợ tính năng Forwarder Email để cài đặt Email Offline.

>>> Xem thêm: Cách Đăng Ký Email Theo Tên Miền Công Ty Chi Tiết

3. Khi nào cần thuê Mail Server?

Với tính năng chuyên biệt, không phải ai cũng có nhu cầu thuê Mail Server. Để tiết kiệm và tối ưu hóa quản lý, bạn có thể xem xem một số trường hợp nên thuê Mail Server dưới đây:

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn kiểm soát nội bộ.
Các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng email để chăm sóc và liên hệ với khách hàng. Và cần các tính năng tối ưu và tiện dụng như: hỗ trợ Forwarder Email để cài đặt Email Offline, sử dụng Email trên đa nền tảng như webmail, outlook, di động,...
Các doanh nghiệp yêu cầu không gian lưu trữ riêng biệt và an toàn, với mỗi mail server được trang bị chứng thư an ninh mạng SSL và sử dụng IP riêng để hạn chế tối đa việc bị backlist và tấn công mạng.
Giải pháp chống spam và virus hiệu quả, giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong việc liên hệ với khách hàng.

Tóm lại, đối với các doanh nghiệp nhỏ, cá nhân hoặc các trang web tin tức không sử dụng email quá nhiều và không có nhu cầu cao về tính tối ưu của mail, việc thuê Mail Server không nhất thiết. Tuy nhiên, trong môi trường công sở và thương mại, đây là một công cụ liên hệ chuyên nghiệp và tiện lợi. Việc sử dụng hệ thống mail chuyên biệt là cần thiết để nâng cao tính chuyên nghiệp và bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp một cách hiệu quả.

khi nào cần thuê mail server

4. Lưu ý quan trọng khi chọn nhà cung cấp Mail Server

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều nhà cung cấp Mail Server với chất lượng và giá cả đa dạng. Bạn có thể xem xét các tính năng cơ bản và lợi ích của Mail Server. Cũng như cân nhắc giá cả, dịch vụ hậu mãi và sự hỗ trợ chăm sóc khách hàng của các nhà cung cấp khác nhau để đưa ra quyết định phù hợp.

Nếu bạn lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ thông qua trung gian hoặc đại lý của đơn vị thứ 3 như Google (Gmail), Microsoft (Office 365), thay vì các nhà cung cấp tự xây dựng hệ thống riêng. Thì bạn có thể gặp phải một số hạn chế như:

Hỗ trợ kém hiệu quả, thường ít (khoảng 48 giờ) hoặc không được support từ nhà cung cấp.
Không thể can thiệp trực tiếp vào hệ thống để giải quyết sự cố mà phải thông qua bên thứ ba, gây gián đoạn và tốn nhiều thời gian.
Chi phí đăng ký thường cao hơn so với các nhà cung cấp tự xây dựng hệ thống.
Chỉ có thể sử dụng theo thông số cố định từ bên thứ ba, không linh hoạt theo nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.
Không thể tự chủ động cập nhật các chương trình bảo mật mới.
Rủi ro gián đoạn đường truyền quốc tế hoặc đứt cáp quang có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động và giao dịch qua email của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Top 7 Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Email Tên Miền Công Ty Uy Tín

5. Quy trình hoạt động của Mail Server

Quá trình nhận và gửi thư trên Mail Server diễn ra theo các bước như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần đăng ký email theo tên miền của doanh nghiệp. Điều này giúp nhận diện thương hiệu và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty, cũng như tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng. Bên cạnh đó, email theo tên miền cũng giúp hạn chế spam.

Bước 2: Tiếp theo, bạn có thể soạn nội dung và gửi mail. Thư điện tử sẽ kết nối với máy chủ SMTP thuộc tên miền của doanh nghiệp.

Bước 3: Máy chủ SMTP xử lý địa chỉ mail của người nhận và chuyển tiếp thư qua POP3 hoặc IMAP.

Bước 4: Máy chủ SMTP liên kết với các DNS và chuyển đổi tên miền email người nhận thành địa chỉ IP.

Bước 5: Với địa chỉ IP của người nhận, máy chủ SMTP kết nối với máy chủ người nhận.

Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận quét thư và chuyển đến máy chủ POP3 hoặc IMAP của tên miền.

Trong đó:

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Giao thức dùng để gửi mail đi.
POP3 (Post Office Protocol version 3): Dùng để lấy mail từ mail server và di chuyển thư đến ứng dụng thư của doanh nghiệp.
IMAP (Internet Message Access Protocol): Dùng để truy cập và lấy mail từ mail server, lưu trữ mail trên máy chủ và hạn chế mất mail. Giao thức này yêu cầu nhiều dung lượng bộ nhớ.

>>> Xem thêm:

quy trình hoạt động của mail server

Hy vọng bài viết trên trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích của Mail Server đối với doanh nghiệp. Nếu còn thắc mắc hay muốn đăng ký máy chủ ảo Cloud Server tại CloudFly, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn cao luôn sẵn sàng 24/7 để giải quyết mọi vấn đề của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: