Hotline:0904 558 448
- Việt Nam
English
Việt NamEnglishGoogle Workspace, trước đây được biết đến với tên gọi G Suite, là một bộ công cụ đa năng do Google phát triển nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân làm việc hiệu quả hơn. Không chỉ cung cấp email doanh nghiệp với tên miền riêng, dịch vụ này còn tích hợp nhiều ứng dụng mạnh mẽ như Google Docs, Sheets, Drive và Meet. Trong bài viết này, CloudFly sẽ khám phá các tính năng nổi bật của Google Workspace. Hãy theo dõi để tìm hiểu chi tiết cách chúng có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Google Workspace, tên mới của G Suite, là dịch vụ email trả phí mà Google ra mắt vào năm 2016. G Suite đã trở thành công cụ phổ biến cho các doanh nghiệp nhờ vào các ứng dụng trực tuyến như Gmail, Drive, Documents và Meet. Vào ngày 6/10/2020, Google chính thức giới thiệu Google Workspace, nâng cấp và phát triển từ G Suite để mang lại trải nghiệm mới mẻ hơn cho doanh nghiệp.
Được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, dịch vụ này cung cấp trải nghiệm làm việc liên tục với tính năng bảo mật đáng tin cậy. Google Workspace là một bộ công cụ tích hợp với nhiều ứng dụng quen thuộc. Chẳng hạn như Gmail để gửi email, Google Drive để lưu trữ và chia sẻ tệp tin, Google Meet để gọi video, Google Calendar để quản lý lịch. Và các công cụ như Google Docs, Sheets, và Slides để xử lý văn bản, bảng tính và thuyết trình. Tất cả các ứng dụng này tích hợp với nhau một cách liền mạch, mang đến một nền tảng làm việc linh hoạt và tiện lợi.
Workspace được kế thừa và phát huy từ G Suite của Google nó thừa kế tất cả các tính năng của G Suite như:
Google Workspace cho phép bạn tạo email với địa chỉ theo tên miền công ty. Dịch vụ này cung cấp dung lượng lên đến 30GB cho mỗi người dùng. Bên cạnh đó, Gmail doanh nghiệp còn mang lại nhiều lợi ích khác:
>>> Xem thêm: Email Google Workspace: Giải Pháp Email Doanh Nghiệp Hiệu Quả
Với Google Workspace, bạn có thể lưu trữ thoải mái với dung lượng lên đến 30GB cho mỗi người dùng trong gói Business Starter, và dung lượng không giới hạn trong gói Workspace cho doanh nghiệp. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và lưu trữ tài nguyên cho doanh nghiệp của mình.
Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể tải lên, lưu trữ và chia sẻ tập tin với bạn bè và đồng nghiệp một cách dễ dàng. Với Google Drive, bạn không cần lo lắng về việc mất dữ liệu do thiết bị hỏng hóc hay ổ cứng bị hỏng. Dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ và dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.
Google Docs, Sheets, Slides và Forms đều được tích hợp trong Google Workspace, giúp cải thiện đáng kể tốc độ và chất lượng công việc. Nhờ các ứng dụng văn phòng này, nhiều người trong nhóm có thể cùng xem, thảo luận và chỉnh sửa một tài liệu vào bất cứ lúc nào. Điều này giúp làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn.
Không chỉ vậy, các ứng dụng này còn giúp giảm thiểu công việc trùng lặp, đồng thời hỗ trợ theo dõi và sắp xếp tài liệu một cách khoa học. Tính năng chia sẻ tài liệu cũng rất an toàn và thao tác đơn giản. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng cộng tác mà không cần phải lo lắng về bảo mật.
Với Google Calendar, bạn có thể dễ dàng xem lịch làm việc của đồng nghiệp và bạn bè, giúp sắp xếp cuộc hẹn một cách hợp lý. Ngoài ra, Google Calendar tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác của Google Workspace. Điều này cho phép bạn giao tiếp và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng.
Bằng cách kết hợp Google Talk và Calendar, bạn có thể giảm bớt công việc trùng lặp và nâng cao hiệu quả làm việc. Từ đó đảm bảo mọi người đều nắm bắt được các sự kiện và thời gian biểu quan trọng.
Khi sử dụng Google Hangouts, bạn có thể chat và gọi video chất lượng cao. Dịch vụ này tạo ra môi trường liên lạc thuận tiện và hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn còn có thể tổ chức các cuộc họp lên đến 100 người. Họ có thể dễ dàng tham gia trên mọi thiết bị, giúp việc kết nối trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết.
Bạn có thể sử dụng hộp thư công tác trong Google Groups để quản lý và phân chia công việc giữa các thành viên. Mỗi thành viên trong nhóm có thể được phân quyền cụ thể để theo dõi và chia sẻ nhiệm vụ. Ví dụ, bạn có thể tạo một nhóm hỗ trợ khách hàng với địa chỉ email info@adtimin.vn và thêm các thành viên hỗ trợ vào nhóm. Khi khách hàng gửi yêu cầu đến địa chỉ này, tất cả thành viên trong nhóm sẽ có thể xem và trao đổi với khách hàng. Công việc có thể được phân công cho từng thành viên với các trạng thái như hoàn thành, trùng lặp, hoặc không cần hành động. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các cuộc trò chuyện dựa trên trạng thái xử lý hoặc người được giao nhiệm vụ.
Với hộp thư thông thường, mỗi ngày bạn có thể nhận hơn 10 email rác quảng cáo, gây phiền phức và tốn thời gian. Đôi khi, những thư rác này còn chứa mã độc, có thể gây nguy hiểm cho dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, với Email Google Workspace, vấn đề này được giải quyết hoàn toàn, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian sử dụng email cho công việc.
Việc chia sẻ tài nguyên với đồng nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn chỉ cần tải tập tin lên Google Drive, bật chia sẻ và gửi liên kết cho người nhận mà không cần phải đính kèm file qua email. Bạn còn có thể chia sẻ tài liệu với nhiều người trong nhóm cùng lúc, tối ưu hóa quy trình làm việc.
Tính năng kiểm duyệt thư cho phép bạn chấp nhận hoặc từ chối email được gửi đi hoặc nhận từ một nhân viên hoặc nhóm nhân viên cụ thể. Đối với những nhân viên mới, việc giám sát và duyệt email trước khi gửi ra ngoài là cần thiết. Vì chưa có đủ kỹ năng và kinh nghiệm, các email của họ sẽ được quản lý kiểm duyệt. Nhờ đó đảm bảo tuân thủ đúng chính sách công ty, cho đến khi họ đủ tự tin và thành thạo.
Với Google Apps Basic, bạn có thể tạo bản sao dữ liệu của người dùng hoặc một nhóm người dùng trong tổ chức. Rồi chuyển về một email được chỉ định để lưu trữ và khôi phục khi cần. Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động liên quan đến bí quyết công nghệ, thông tin nhạy cảm. Hoặc các tổ chức có nhân viên thường xuyên thay đổi. Từ đó có thể đảm bảo dữ liệu luôn được bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Đôi khi người dùng lỡ tay xóa mất tài nguyên quan trọng và muốn khôi phục lại. Vậy phải làm thế nào? Quản trị viên có thể dễ dàng khôi phục dữ liệu đã xóa trong vòng 25 ngày. Điều này giúp khôi phục hoàn toàn dữ liệu của người dùng bị xóa, đưa tài khoản trở lại trạng thái ban đầu như trước khi bị xóa.
>>> Xem thêm:
Hy vọng bài viết trên trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các tính năng của Google WorkSpace. Nếu còn thắc mắc hay muốn đăng ký dịch vụ này, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn cao luôn sẵn sàng 24/7 để giải quyết mọi vấn đề của bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
